Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2008
https://doi.org/10.69639/arandu.v11i2.390
Estructura administrativa del departamento contable en una
mediana empresa
Administrative structure of the accounting department in a medium-sized company
Iván Jesús Díaz Enríquez
ivdiaz@uv.mx
https://orcid.org/0009-0007-0811-4095
Universidad Veracruzana
México-Veracruz
Jorge Díaz Enríquez
jorgdiaz@uv.mx
https://orcid.org/0009-0004-4797-2584
Universidad Veracruzana
México-Veracruz
María Elena Gutiérrez Olivarez
maríagutierrez@uv.mx
https://orcid.org/0009-0008-9308-7921
Universidad Veracruzana
México-Veracruz
Fernando Alberto Jiménez Ferrer
fejimenez@uv.mx
https://orcid.org/0009-0001-0535-6538
Universidad Veracruzana
México-Veracruz
Alejandro Lara Rivera
alelara@uv.mx
https://orcid.org/0009-0002-6363-9517
Universidad Veracruzana
México-Veracruz
Artículo recibido: 20 septiembre 2024 - Aceptado para publicación: 26 octubre 2024
Conflictos de intereses: Ninguno que declarar
RESUMEN
El departamento contable de las empresas es una parte medular para el desarrollo, crecimiento y
permanencia de estas en el mercado, razón por la que el personal que lo integra tiene que conocer
las funciones administrativas, contables, financieras y fiscales que se derivan del giro comercial
de la entidad económica, razón por la cual es importante realizar el análisis de puestos, tomando
en cuenta el cargo, valores éticos, funciones, experiencia profesional y tratándose en particular de
una mediana empresa, se puede considerar la figura de un contador general, una secretaria y dos
auxiliares contables.Además, el personal tiene que conocer la normativa fundamental fiscal que
Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2009
emana de las leyes vigentes en el país, para poder solventar las obligaciones fiscales y legales que
se pagan a nivel federal, estatal y municipal.
Palabras clave: estructura administrativa, departamento contable, mediana empresa,
funciones administrativas
ABSTRACT
The accounting department of companies is a core part for the development, growth and
permanence of the company in the market, which is why the personnel that comprise it have to
know the administrative, accounting, financial and fiscal functions that derive from the
commercial line. of the economic entity, which is why it is important to carry out the job analysis,
taking into account the position, ethical values, functions, professional experience, particularly in
the case of a medium-sized company, the figure of a general accountant can be considered, a
secretary, two accounting assistants. In addition, staff must know the fundamental fiscal
regulations that emanate from the laws in force in the country, in order to be able to solve the
fiscal and legal obligations that are paid at the federal, state and municipal level.
Keywords: administrative structure, accounting department, medium-sized company,
administrative functions
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Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2010
INTRODUCCIÓN
Es muy importante contar con un buen control del departamento de contabilidad para la
permanencia de la empresa sana, así como con personal calificado para realizar las funciones
correctamente y de manera oportuna, razón por la cual es decisivo conocer la función e
importancia de cada uno de los puestos, asignando las funciones administrativas y contables que
van a delimitar la responsabilidad y autoridad de este, evitando la duplicidad de actividades y
cada trabajador debe conocer el puesto para el cual es contratado, tomando en cuenta su perfil
profesional y académico, que demuestre sus conocimientos, habilidades, actitudes y aptitudes
laborales, aplicando los valores éticos y humanos propiciando un buen ambiente de trabajo en el
área en que se desenvuelva.
Todo departamento que se integra derivado del funcionamiento de la empresa debe tener
bien claras las funciones administrativas y laborales que realiza, utilizando las etapas señaladas
en el proceso administrativo que se tienen que considerar como es: Planificar, organizar, dirigir y
controlar. considerando
MATERIALES Y MÉTODOS
La presente investigación aplicada, se derivada de los problemas que enfrenta el sector de
las pymes, que generalmente son empresas familiares que han crecido poco a poco, hasta llegar a
ser medianas empresas, que además de ser un importante motor en el crecimiento económico del
país representan más del 50% en la generación de empleos.
El presidente de la Confederación Patronal de la Republica Mexicana (Coparmex) en
Veracruz, México, Manuel Liaño Carrera, opinó que las reformas a la Ley Federal del Trabajo
(LFT) y a la Ley del Seguro Social (LIMSS) representan un grave riesgo de incumplimiento para
las MiPymes. https://heraldodexalapa.com.mx/xalapa/88916-empresarios-ven-economia-
adversa-en-veracruz-este-2024.html
En la ciudad de Orizaba, Veracruz, México, de acuerdo con información proporcionada por
el vicepresidente de la Cámara de la Industria de la transformación (CANACINTRA) Octavio
Gracián Malpica, el día 17 de julio de 2023 en el NBC Diario, menciona la situación que enfrentan
las pymes para adaptarse en sus primeros años de operación, ya que de cada diez solo sobreviven
siete, esto se deriva de factores como: la faltade de financiamiento; la ausencia de una buena
administración y el desconocimiento del mercado. https://nbcdiario.com.mx/pymes-no-superan-
dificultades-y-cierran-en-orizaba/
Por lo que se observa una de las desventajas es la falta de administración, pues la mayoría
de las pymes no considera una estructura administrativa y contable para poder resistir estos
cambios.
Es importante tomar en cuenta los elementos que son necesarios en cualquier empresa,
como lo es la estructura organizacional donde se considera un departamento para cada una de las
Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2011
funciones mas importantes que se realizan dentro de las entidades económicas no importando su
giro. Enfocándose a las empresas comerciales sus departamentos más importantes serían: Ventas,
Compras, Almacén, Caja y Contabilidad, cuando menos cada departamento tendría que contar
con dos trabajadores, uno como responsable y un auxiliar, además se tiene que considerar un
administrativo para realizar diferentes funciones (atención a clientes, entre otras) para poder
cubrir el total de la jornada. Funciones que fortalecerían para permanecer en el mercado y las
impulsaría para llegar a ser grandes empresas.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Considerando que una de las desventajas de las pymes es el no contar con una estructura
administrativa y contable, se sugiere como una primera acción el desarrollo de las funciones
administrativas y contables del departamento de contabilidad, siendo uno de los más importantes,
por ser el que lleva el control de los ingresos, egresos y gastos de la empresa, además de ser el
encargado de vigilar que se lleven a cabo los registros correctos de las operaciones financieras de
acuerdo a la normativa fiscal a la que están obligadas las empresas en general.
Tomando en cuenta que todos los departamentos están relacionados entre sí, por la entrega
de documentación que se generan en cada uno de estos, derivado de las actividades de la empresa,
mismos que tienen que registrarse contablemente, es importante puntualizar las responsabilidades
de los trabajadores que se involucran en el desarrollo de estas.
Las etapas del proceso administrativo aplicable a las empresas, en cada departamento que
se integra de acuerdo con las necesidades de estas, se recomienda la planificación partiendo de
las relaciones a futuro, la organización de los recursos económicos, materiales, humanos, la
dirección de como se van a realizar las actividades: actividades físicas, intelectuales e
interpersonales y por ultimo el control que se encarga de supervisar que se cumplan los objetivos.
Por lo anterior el área contable debe planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones
que se realizan para su funcionamiento.
Departamento de contabilidad
Iniciaremos con establecer las políticas generales
1.- Registro contable de todas las operaciones financieras derivadas de la actividad de la
empresa.
2.- Todas las operaciones financieras deben de estar soportadas por un comprobante fiscal,
que deberá contener con los requisitos que marca la Ley de Impuesto sobre la Renta (LISR) en su
artículo 147.
3.- Todas las operaciones financieras deben de contener número de documento, fecha de la
operación y lo más importante la descripción, de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación
(CFF) en sus artículos 29 y 29A.
Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2012
4.- Utilizar los formatos establecidos por la Dirección de la empresa, para la presentación
de información, tomando en cuenta márgenes y tipo de letra.
5.- Toda la documentación que se recibe de los diferentes departamentos tiene que estar
archivada en cada uno de los expedientes correspondientes.
6.- La documentación contabilizada tiene que estar archivada en cada uno de sus
expedientes.
7.- Se tiene que realizar un cierre mensual y anual con cédulas integradoras de las cuentas
de balance y estado de resultados
8.- Realizar el calculo de los pagos de acuerdo con los lineamientos de las entidades
gubernamentales a las que se esté obligado.
9.- Entregar a la Dirección el pago que se tiene que realizar derivado del cálculo de
impuestos y cuotas de seguridad social para que sea turnado al departamento de bancos.
Análisis de puesto
Tabla 1
Análisis del puesto del contador general
Nombre del puesto:
Contador general
Responsable:
Del departamento de contabilidad
Clave:
Catálogo de puestos
Ubicación:
Lugar asignado en el edificio
Reporta a:
Dirección general
Personal a cargo:
Jefe de contabilidad o auxiliares.
Perfil del puesto:
- Sexo: Indistinto
- Edad: 20 a 45 años
- Estado civil: Indistinto
- Presentación Excelente
Características:
- Confiable
- Trabajo en equipo
- Disposición
- Resolución de problemas
- Integridad
- Honestidad
Experiencia Profesional:
Licenciatura en contaduría o afín a la contaduría
Experiencia profesional:
Cinco años
Especificaciones del puesto:
a) Habilidades:
Capacidad analítica y lógica
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Comunicación clara
Relaciones Humanas
b) Esfuerzo:
Mental: Atención analítica y concentrada
Física: Desplazamiento a oficinas gubernamentales
Facilidad de palabra
c) Responsabilidad:
Atención personalizada a:
Candidatos, personal en general de la empresa y personal de
instituciones gubernamentales tales como: IMSS, SHCP, INFONAVIT,
entre otros.
Documentación: Trámites con SHCP, IMSS e INFONAVIT
Equipo: Computadora, impresora, sumadora y teléfono.
d) Condiciones de trabajo:
Instalaciones buenas
Buen ambiente de trabajo
El responsable del departamento de Recursos Humanos es la persona intermediaria entre la
empresa y el personal por lo que su función es básica dado que debe buscar y fomentar buenas
relaciones entre el personal. (Si la empresa cuenta con este departamento)
Descripción Genérica
Supervisión y revisión del registro de todas las operaciones financieras, estados financieros,
determinación de impuestos por pagar a las entidades de gobierno, atención a auditorias si las
hubiera.
Actividades Continuas
1.- Revisar que todas las operaciones financieras estén registradas
2.- Revisar y supervisar el cierre mensual de todas las operaciones que se realizaron en la empresa:
Ventas, compras, crédito y cobranza, bancos, nominas, almacén y gastos.
3.- Revisar análisis comparativos de reportes (mes-año) de los diferentes departamentos para
verificar saldos y movimientos iguales.
4.- Revisar cálculo de impuesto mensuales:
- Cuotas obrero-patronales
- INFONAVIT
- 3% de impuesto sobre servicios subordinados
- Impuesto al valor agregado
- Impuesto sobre la renta
- Retenciones de impuestos
Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2014
5.- Realizar el cierre anual, determinando los datos para la elaboración de la declaración anual
que se presenta en las dependencias de gobierno:
✓ Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP)
Declaración de impuestos federales: Impuesto sobre la renta e impuesto al valor agregado.
✓ Instituto Mexicano del Seguro Social (LIMSS)
Declaración anual de la Prima de Riesgo de Trabajo
Análisis de puestos
Tabla 2
Análisis del puesto del jefe de contabilidad
Nombre del puesto:
Jefe de contabilidad
Responsable:
Departamento de contabilidad
Clave:
Catálogo de puestos
Ubicación:
Lugar asignado en el edificio
Reporta a:
Contador general
Personal a cargo:
Auxiliar contable
Perfil del puesto:
- Sexo: Indistinto
- Edad: 20 a 35 años
- Estado civil: Indistinto
- Presentación excelente
Características:
- Confiable
- Trabajo en equipo
- Disposición
- Resolución de problemas
- Integridad
- Honestidad
Experiencia Profesional:
Licenciatura en contaduría o afín a la contaduría
Experiencia profesional:
Tres años
Capacidad analítica y lógica
Comunicación clara
Relaciones humanas
Mental: Atención analítica y concentrada
Física: Desplazamiento a oficinas gubernamentales
Facilidad de palabra
Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2015
Atención personalizada a:
Candidatos, personal en general de la empresa, personal de
instituciones gubernamentales tales como: IMSS, SHCP, INFONAVIT,
entre otros.
Documentación: Trámites con SHCP, IMSS, INFONAVIT
Equipo: Computadora, impresora, sumadora y teléfono.
Instalaciones buenas
Buen ambiente de trabajo
Descripción Genérica
Supervisión y revisión del registro de todas las operaciones financieras, estados financieros,
determinación de impuestos por pagar a las entidades de gobierno, atención a auditorias si las
hubiera.
Actividades Continuas
1.- Recibir, revisar y capturar la información que se deriva de las operaciones contables y
financieras que se realizan de todos los departamentos de la empresa.
2.- Llevar el control contable de todas las operaciones que se realizan dentro de la empresa.
3.- Revisar análisis comparativos de reportes (mes-año) de los diferentes departamentos
para verificar saldos y movimientos iguales.
4.- Revisar cálculo de impuesto mensuales: (IMSS, INFONAVIT, ISN, IVA e ISR)
Actividades periódicas
Realizar los cierres mensuales con cada departamento operativo de la empresa, verificando
que los saldos sean iguales.
Nota: el análisis de puesto para los auxiliares que se contratan cuando la empresa va
creciendo son similares al del jefe de contabilidad.
Función del departamento de contabilidad
El Departamento de Contabilidad, es el responsable de recibir toda la información derivada
de las actividades que se realizan en los diferentes departamentos, que intervienen en la empresa,
para que basada en las Normas de información financiera (NIA) y los postulados básicos de la
contabilidad sean registradas oportunamente dentro del sistema de contabilidad seleccionado
considerando las disposiciones contables, fiscales, administrativas y financieras.
Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2016
De acuerdo con el sistema establecido para el registro de sus operaciones se utilizan los
siguientes tipos de pólizas:
a)
Diario (Registro de compras, ventas a crédito y provisión de gastos).
b)
Egresos (Pago a proveedores y acreedores, reposición de gastos, etc.).
c)
Ingresos (cobranza de clientes, anticipos, etc.).
Todos los registros contables deben estar soportados con documentos que sean deducibles
ante la SHCP y comprobatorios para la empresa, por esta razón los documentos deben contener
los siguientes datos:
1.
Nombre de la Empresa: (que expide el comprobante).
2.
Domicilio: (de la empresa que expide el comprobante).
3.
Registro Federal de Contribuyentes (de la empresa que expide el comprobante).
4.
Número de Folio Fiscal: .
5.
Lugar y Fecha de Expedición: (fecha del mes en curso).
6.
Nombre de la Empresa: (que compra).
7.
Domicilio: (de la empresa que compra).
8.
Registro Federal de Contribuyentes: (de la empresa que compra).
9.
Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que ampara.
10.
Valor unitario consignado en número e importe total en número y letra, así como el monto
de los impuestos retenidos.
11.
En compras de importación deberán contener el número y fecha.
12.
Debe contener el sello digital y los comprobantes, pdf y xml.
Es importante tomar en cuenta que los comprobantes tengan el soporte digital y que deben
almacenarse en una carpeta electrónica el pdf y el xml de cada comprobante (Art, 29 y 29A CFF.)
Para la contabilización de cualquier concepto o especificación que se requiera capturar, se
deben tomar los datos de la Cédula Fiscal y no de la razón social que tenga el documento que
ampare dicho concepto.
Como se observa es importante, llevar una secuencia de cada registro, con los datos
necesarios que permitan visualizar la información financiera de forma precisa, veraz y oportuna,
además de estar integrada por todos los registros contables para obtener los estados financieros
adecuados para una buena toma de decisiones.
El registro de las operaciones financieras, así como los documentos que se reciben de cada
departamento de operación, su forma de registro, control, normas y políticas establecidas para la
conciliación entre las respectivas áreas, se deben realizar en el orden establecido de acuerdo con
las funciones del personal responsable.
Para la contabilización de las cuentas es necesario establecer un catálogo de cuentas donde
se detalle cada una de ellas, conforme al giro y necesidades de la empresa, en donde se mencionan
Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2017
las cuentas de mayor y sub-cuentas. Para los movimientos que se generan de una manera
individual, se debe utilizar una sub-sub-cuenta, por ejemplo, en la cuenta de combustible se tiene
que abrir una por cada proveedor de este material, así también por mencionar otros ejemplos, el
mantenimiento del transporte, prestaciones, etc. Lo anterior, para poder cuantificar de manera
precisa, veraz y oportuna el gasto de individual.
El departamento de contabilidad recibe de los departamentos con los que se relaciona la
siguiente información.
Tabla 3
Documentos contabilizadores que se generan de los departamentos operativos
Departamento
Documentos contabilizadores
Ventas
Resumen de facturas de ventas, nota de cargo y débito, para su registro
contable con los respectivos anexos, quien las recibe y firmará
mencionando fecha y hora de recepción.
Compras
Resumen de facturas de compra, notas de crédito y debido con facturas y
documentos anexos, quien las recibe y firmará, mencionando fecha y hora.
Almacén
Resumen de movimientos del almacén, notas de débito y crédito con
documentos adjuntos, quien las recibe y firmará mencionando fecha y
hora.
Bancos
Resumen de pólizas de cheque, transferencias bancarias con documentos
adjuntos, quien las recibe y firmará mencionando fecha y hora.
Caja
Corte de caja diario con fichas de depósito, con documentos adjunto, quien
las recibe y firmará mencionando fecha y hora.
Crédito y cobranza
Reporte de cobranza, notas de crédito, notas de cargo, notas de devolución
con documentos anexos, quien los recibe y firmará de recibido,
mencionando fecha y hora.
Relación de departamentos operativos con el departamento de registro
Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2018
Figura 1
Relación de departamentos operativos y de registro
Es muy importante que todos los documentos contabilizadores que generan los
departamentos operativos se registren contablemente en forma diaria, para poder obtener una
información real de la empresa en el momento que se requiere.
El asignar las funciones a cada integrante de la empresa permite llevar una buena
administración, haciendo eficiente el proceso de las funciones administrativas y contables y se
evitan riesgos innecesarios, que repercuten en la rentabilidad financiera de las empresas en caso
particular de las pymes.
CONCLUSIONES
Como se menciona al inicio de la presente investigación el problema que atraviesan las
pymes en Orizaba, Veracruz, México, y lo comentado en los noticieros nacionales e
internacionales, las empresas en su crecimiento (tres primeros años) no se llegan a consolidar, por
falta de conocimiento en diferentes áreas, una de las mas frecuentes es falta de conocimiento
dentro de su estructura administrativa, que es la que considera la administración de los recursos
de las empresas por medio del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y
control, fases importantes a desarrollar para poder contar con una empresa sana y uno de los
departamentos fundamentales es el de contabilidad, por ser el encargado de realizar las funciones
Departamentos
operativos
Documentos
contabilizadores
Departamento de
registro
Departamendo
de ventas
Emite
Facturas de venta,
notas de cargo y
debito
Departamento de
compras
Emite
Facturas de
compra, notas de
cargo y debito
Departamento de
almacén
Emite
Movimientos de
almace, notas de
debito y cargo
Entrega
Departamento de
contabilidad
Emite
Balance general
y Estado de
resultados
Departamento de
Bancos
Emite
Polizas de cheque,
trasnferencias
bancarias
Departamento de
caja
Emite
Cortes de caja y
fichas de deposito
Departamento de
crédito y
cobranza
Emite
Reporte de
cobranza, notas de
cargo y debito
Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2019
de registro de operaciones contables y financieras, de donde se obtiene la información para la
elaboración de Estados Financieros, que reflejan la situación económica de esta, razón importante
para considerar el establecimiento de políticas y análisis de puestos en donde se asignen
actividades a realizar y delimita la responsabilidad de cada miembro de la entidad económica.
Vol. 11/ Núm. 1 2024 pág. 2020
REFERENCIAS
Código Fiscal de la Federación, (CFF) México, vigente.
Enriquez, R. (2012) Departamento Administrativo, Contable y fiscal para la mediana empresa,
Editorial Académica Española.
Ley de Impuesto Sobre la Renta, (LISR) México, vigente.
Munch, L. (2024) Fundamentos de Administración, Trillas, México
Munch, L. (2023) Fundamentos de Administración, Casos y practicas de gestión, Trillas, México
Munch, L. (2023) Administración del Talento, La Gestión del activo más valioso de la
organización, Trillas, México
Martínez, V. (2020) Administración: De lo simple a lo complejo, Pluma Digital
Reglamento del Código Fiscal de la Federación, (RCFF) México, vigente
Rodríguez, J. (2002) Administración de pequeñas y medianas empresas, Thomson, México
Rodríguez, J. (2010) Administración de pequeñas y medianas empresas, Cengage Learnimg.
México
Paginas de internet.
https://nbcdiario.com.mx/pymes-no-superan-dificultades-y-cierran-en-orizaba/ 15/11/24,
20:00
https://heraldodexalapa.com.mx/xalapa/88916-empresarios-ven-economia-
adversa-en-veracruz-este-2024.html, 15/22/24, 15:00